What happens when you contact a software house?

8 february 2024
Jakub Rojek Jakub Rojek
The graphic generated by DALL-E 3, which shows a group of 10 people, men and women, mostly wearing glasses, who are sitting thoughtfully in front of a table on which there are a lot of books, a laptop and other stationery. A bookcase and a pattern board can be seen in the background, and a lamp hangs above the table giving evening illumination. Everyone is looking at one of the open books they are pondering.
Categories: Cooperation, Industry, For clients

Na tym blogu zwykle poruszamy tematy związane mniej lub bardziej z technikaliami i praktykami wytwarzania software'u. Dotyczą one programowania, czasem serwerów, może trochę cyberbezpieczeństwa. Bywają też takie teksty, w których uciekamy w tematy z teorii informatyki lub zarządzania. Od czasu do czasu napiszemy też co nieco o naszych flagowych systemach - Feedybacky oraz ComManie. Natomiast stosunkowo rzadko dotykamy tematów związanych z obsługą klientów i działaniami IT w kontekście biznesowym. Zmienimy to i to nie tylko dlatego, że taki pomysł zaproponował Artur Jabłoński w swoim materiale - przede wszystkim musimy pamiętać, jak funkcjonuje software house.

A funkcjonuje tak, że, oprócz oferowania własnych produktów, przyjmuje zlecenia klientów, głównie firm (a więc jest to sektor B2B). To oczywiste, ale już mniej pewne jest to, czy wszyscy wiedzą, czego dokładnie mogą spodziewać się po takim software housie. O tym akurat już pisaliśmy, natomiast skonkretyzujmy trochę ten najwcześniejszy etap, czyli fakt wpłynięcia zapytania do firmy. Wszyscy spodziewamy się, że w większości piękna przygoda w postaci wykonania systemu IT rozpoczyna się od pierwszego kontaktu, a my uznaliśmy, że sam w sobie jest on całkiem ciekawym tematem na artykuł. Nie tylko dlatego, że kogoś może interesować, co dzieje sie w takiej sytuacji po drugiej stronie, ale także dlatego, że w ten sposób można rozwiać pewne wątpliwości i mity, które niektórzy mogą mieć zakodowane w głowach.

Oczywiście, będziemy tutaj pisać o tym, jak dzieje się to u nas, czyli w Wilda Software. O ile poszczególne informacje będą pokrywały się z tymi, których udzieliliby inni wykonawcy, o tyle na pewno każde środowisko ma swoje "detale", które będą źródłem większych lub mniejszych różnic. Może to wynikać z wielu rzeczy - główną i najbardziej rozpoznawalną z nich jest struktura organizacyjna i rozmiar firmy. Jak większość firm, software house'y obok działów technicznych mogą posiadać osobne zespoły związane ze sprzedażą i w zależności od wielkości spółki, będzie to mniej lub bardziej widoczne na zewnątrz. Akurat w naszym przypadku, gdzie zespół jest stosunkowo mały i działa blisko siebie, więc ten łańcuszek decyzyjny również jest dość krótki.

Skąd przychodzą do nas zgłoszenia?

Na początku powiedzmy, o jakiej kategorii zapytań będziemy pisać w dzisiejszym artykule. Skupimy się na tych, które pojawiają się u nas spontanicznie lub innymi słowy - pochodzą od firm lub osób, z którymi wcześniej nie mieliśmy relacji biznesowych, a chcą zrobić rozeznanie przed zleceniem nam prac (a zatem nie wlicza się w to tzw. cold mailing uprawiany przez firmy szczególnie w sektorze B2B). Takie "niespodzianki" to dla nas szczególnie ciekawe wiadomości, gdyż obok szansy na współpracę pozwalają również poznać nowych ludzi i tym samym niekiedy świeże środowisko, szczególnie jeśli dojdzie do kolejnych rozmów. Zresztą, mała uwaga na boku - jeśli widzicie u różnych firm wzmiankę napisz do nas nawet, jeśli chcesz tylko powiedzieć "cześć!", to nie jest to tylko zabieg marketingowy mający rozluźnić konwersację, ale często szczery przekaz. To są bardzo przyjemne wiadomości, które w środowisku biznesowym pozwalają czasem odetchnąć i potwierdzić, że treść blogera czy firmy została w sieci zauważona i przeczytana. A jednocześnie takie kontakty mogą w przyszłości przyczynić się do jakiejś formy współpracy. Także już tutaj pojawia się myśl, którą chcielibyśmy przekazać całym artykułem - nie bójcie się pisać do firm. W żadnym wypadku to nie jest tak, że po pierwszym kontakcie już wpadniecie w jakiś wir, z którego nie będziecie mogli się wydostać.

Warto też wspomnieć, w jaki sposób można skontaktować się z software housem, przynajmniej na naszym przykładzie. Jeśli macie pomysł na aplikację, potrzebę biznesową lub po prostu chcecie porozmawiać o obszarze IT, do dyspozycji jest zazwyczaj skrzynka mailowa lub formularz kontaktowy. Akurat w naszym przypadku obok adresu e-mail dysponujemy też możliwością wysłania zgłoszenia przez (a jakże!) Feedybacky. Z doświadczenia wiemy, że potencjalni zleceniodawcy korzystają z obu dróg, co nas bardzo cieszy. Oczywiście, można również do nas zadzwonić, natomiast nie da się ukryć, że pierwszy kontakt poczyniony drogą tekstową i w dodatku asynchroniczną jest bardziej komfortowy dla obu stron. Co nie oznacza, że nie ucieszymy się również po odebraniu połączenia telefonicznego.

Kto odczytuje zgłoszenie?

Przychodzi do nas wiadomość, która zawiera pytanie lub konkretną prośbę o wycenę rozwiązania IT. Co dzieje się dalej?

Tutaj warto zaznaczyć, że większość takich maili trafia najpierw do naszych szefów - Joanny (pani prezes i kierowniczka projektów), ew. Piotra (dyrektor działu IT). Oboje z nieco różnych stron zajmują się organizacyjną stroną firmy i mają jasność projektów oraz przedsięwzięć, które są realizowane w Wilda Software. Także, jeśli napiszecie do nas, to z dużym prawdopodobieństwem Wasze zapytanie zostanie wyświetlone najpierw przez Asię. Następnie wszystko zależy od charakteru takiego maila. W momencie, kiedy jest to luźne zapytanie (na przykład o ofertę i usługi, które świadczymy - tak, jak najbardziej też można o to poprosić, choć te informacje znajdziecie również na naszej stronie internetowej), najczęściej właśnie ta dwójka z miłą chęcią przygotuje dla Was odpowiedź. Powtarzam - jest to całkowicie niezobowiązujące, a my jednocześnie będziemy mogli doradzić, w jakim kierunku powinna przebiegać dalsza korespondencja w zależności od tego, na co nacisk kładła pierwsza wiadomość. A lubimy doradzać.

Nieco inaczej wygląda sprawa w momencie, kiedy mail zawiera zapytanie o konkretne rozwiązanie IT. Z praktyki możemy stwierdzić, że duża część takich wiadomości to pytanie "za ile zrobicie taki portal?". I w porządku, nie ma w tym niczego złego. Natomiast musimy napisać, że o ile z równą chęcią odpowiadamy na takie wiadomości, o tyle nierzadko nie jesteśmy w stanie udzielić prostej odpowiedzi. Dlaczego? Pewnie się domyślacie - pytanie o wycenę np. serwisu informacyjnego jest na tyle ogólne, że potencjalny zleceniodawca może mieć na myśli WSZYSTKO. W tym konkretnym przykładzie może to być zarówno lokalny serwis z wiadomościami za kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych, jak i ogólnopolski portal tematyczny czy nawet system obejmujący platformy z artykułami i materiałami wideo za setki tysięcy. To oznacza, że nasza odpowiedź będzie bardziej naprowadzaniem i pokazaniem możliwości aniżeli dokładną wyceną.

Właśnie - tutaj warto powiedzieć, że działalność takich software house'ów jak nasz nie polega tylko i wyłącznie na projektowaniu, realizacji i serwisowaniu oprogramowania. Czasem również po prostu konsultujemy, wskazujemy drogę i tłumaczymy zawiłości tej branży oraz dostępnych opcji. Niekiedy robimy to publicznie na blogu, wyjaśniając pewne zagadnienia, ale dużą przyjemność sprawia nam również zrobienie tego w personalizowany sposób, w odpowiedzi na zapytanie. A przynajmniej ja tak mam, zwłaszcza, że wiadomości dotyczące konkretnych rozwiązań technicznych zazwyczaj są przesyłane do Szymona lub do mnie (Jakuba), którzy w Wilda Software stanowią dynamic duo CTO (Chief Technology Officer). Krótko mówiąc, jesteśmy jednocześnie głównymi programistami, kierownikami prac technicznych oraz projektantami rozwiązań technologicznych. Jeśli firma zajmuje się jakimś oprogramowaniem dla Ciebie, to poza nielicznymi przypadkami to właśnie ktoś z naszej dwójki jest zaangażowany w to przedsięwzięcie i dyryguje kwestiami technicznymi.

Nic zatem dziwnego, że to my z Szymonem często dostajemy wiadomości z prośbą o chociaż szacunkową wycenę lub inne techniczne sprawy. Tę odpowiedź przygotowujemy wraz z Piotrem, starając się zaspokoić zaciekawienie potencjalnego zleceniodawcy. I chyba całkiem nieźle nam to idzie, gdyż kontynuacja korespondencji nie jest wcale taki rzadka.

Co dalej?

Dalszy kontakt może oznaczać wiele różnych rzeczy. Jeśli pytającemu spodoba się nasza odpowiedź lub poczuje się nią zaintrygowany, często kolejna wymiana wiadomości jest już bardziej szczegółowa lub wręcz eksploruje kolejne wątki. Nierzadko również już na tym etapie do głosu dochodzi kontakt głosowy, a nawet spotkanie. To zależy stricte nie tylko od rodzaju sprawy, ale też charakteru osób uczestniczących w korespodencji - nie każdy lubi od razu się widzieć i przechodzić do konkretów i my to rozumiemy.

Gdy już jednak do konkretów dojdzie, to komunikacja wygląda nieco inaczej. Przede wszystkim, możesz być spokojny o naszą dyskrecję - podpisujemy umowę o zachowaniu poufności (NDA, Non-disclosure agreement), aby obie strony czuły sie bezpieczne (niekiedy dzieje się to już przed pierwszym zapytaniem, jeśli klient sobie tego życzy), a następnie rozpoczyna się bardziej precyzyjny proces analizy potrzeb klienta, definiowanie wymagań oraz podstawowa propozycja architektury. Jeśli na tym etapie odkryjemy, że Twoja potrzeba już została pokryta przez istniejące i znane nam rozwiązanie na rynku, to poinformujemy Cię o tym i zaproponujemy albo integrację, albo wdrożenie tego narzędzia. Najczęściej jednak mamy do czynienia z pomysłami lub oczekiwaniami wymagającymi autorskiego oprogramowania i na tym polega znakomita większość naszych realizacji.

Tak opisywana analiza, która zawiera dużo więcej detali i praktycznie projekt tego, co będzie wykonywane, już jest płatna, choć na pewno co do rzędu kosztu nie można tego porównać z wartości całości prac programistycznych. W tego typu rozmowach uczestniczy najczęściej Piotr oraz Szymon lub Kuba jako osoby bardziej techniczne, jednocześnie mające doświadczenie z dziesiątek podobnych rozmów. I nadal - jeśli na tym etapie pojawią się u Ciebie dodatkowe pytania, to nie zawahamy się odpowiedzieć.

Podsumowanie

Przede wszystkim pamiętajmy, że napisanie do firmy IT czy jakiegokolwiek usługodawcy jest bezbolesne - nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami, zaangażowaniem finansowym czy narażeniem się na cokolwiek. To naturalna droga do dalszej współpracy lub przynajmniej pozyskania odpowiednich informacji, pozwalających lepiej ocenić ryzyko przedsięwzięcia. Tak - jeśli już po pierwszym mailu będziemy widzieć, że sprawa jest znacznie bardziej skomplikowana lub wiążąca się z problemami dla Ciebie, to nie omieszkamy się o tym napisać i to bez względu na nasze interesy. Tym niemniej, jeśli tylko potrzebujesz rozwiązania IT dla swojej firmy lub masz pomysł na biznes czy startup, to cóż - wiesz, gdzie nas szukać. A my zapraszamy do kontaktu - będzie miło :)

Pozdrawiam i dziękuję - Jakub Rojek.

We can do quite a bit and what is more, our skills and resources are at your disposal. Take a peek at what we can offer you.

About author

Jakub Rojek

Lead programmer and co-owner of Wilda Software, with many years of experience in software creation and development, but also in writing texts for various blogs. A trained analyst and IT systems architect. At the same time he is a graduate of Poznan University of Technology and occasionally teaches at this university. In his free time, he enjoys playing video games (mainly card games), reading books, watching american football and e-sport, discovering heavier music, and pointing out other people's language mistakes.

Jakub Rojek